Suggerimenti per migliorare la gestione del tempo

Le 5 tecniche più efficaci per freelance e solopreneur 

Gestire un’attività quando si è da soli non è facile. Tra scadenze, clienti da seguire e la costante ricerca di nuovi progetti, è facile sentirsi in affanno. Quindi affina le tue tecniche per migliorare la gestione del tempo!

Come consulente di business, ho visto molte imprenditrici lottare per trovare il giusto equilibrio tra vita professionale e personale, soprattutto quando si gestisce un side-hustle accanto a un lavoro full-time. La buona notizia? Esistono tecniche di gestione del tempo che, se applicate correttamente, possono aiutarti a trasformare il caos in ordine e a rendere le tue giornate più produttive e meno stressanti.

Ecco le cinque tecniche che considero più efficaci per chi lavora in proprio (e non solo):

1. Il Metodo Pomodoro: dividi il tempo in blocchi concentrati 

Il Metodo Pomodoro è una tecnica semplice ma potente, che consiste nel lavorare in blocchi di 25 minuti, seguiti da una breve pausa di 5 minuti. Dopo quattro “pomodori”, fai una pausa più lunga, di 15-30 minuti. Questa tecnica è ideale se tendi a procrastinare o se i compiti lunghi non fanno per te.
Focalizzarti per 25 minuti alla volta favorisce la produttiva senza stressarti.

Come applicarlo: Scegli un compito specifico, imposta un timer e concentrati completamente per 25 minuti. Evita qualsiasi distrazione e, una volta suonato il timer, concediti una breve pausa. Ripeti il processo fino a quando no hai completato il compito.

2. La Matrice di Eisenhower: Urgente vs. Importante 

È facile farsi travolgere dalle urgenze quotidiane, lasciando indietro attività davvero importanti per il tuo business a lungo termine. La Matrice di Eisenhower ti aiuta a classificare i tuoi compiti in base alla loro urgenza e importanza, permettendoti di focalizzarti su ciò che conta davvero.
Come applicarlo: Suddividi i tuoi compiti in quattro categorie:
Categoria 1 – Importanti e urgenti: Da fare subito.
Categoria 2 – Non importanti ma urgenti: Da pianificare e non procrastinare.
Categoria 3 – Non importanti e non urgenti: Da delegare de possibile.
Categoria 4 – Non importanti e non urgenti: Da eliminare o rimandare.
Questa tecnica ti aiuta a prendere decisioni più consapevoli e a gestire meglio le priorità.

3. La regola dei due minuti: azioni immediate per piccoli compiti 

Quante volte ti é capitato di rimandare piccole attività perché sembravano insignificanti? La Regola dei Due Minuti suggerisce di completare immediatamente qualsiasi compito che richiede meno di due minuti. Questo metodo è particolarmente utile per evitare che piccole attività si accumulino e diventino opprimenti.

Come applicarlo: Ogni volta che ti imbatti in un compito rapido, come rispondere a un’email, archiviare un documento o organizzare un file, chiediti: “Posso farlo in meno di due minuti?” Se la risposta è sì, fallo subito.

4. Il Batching: raggruppa attività simili per risparmiare tempo 

Il Batching consiste nel raggruppare attività simili e svolgerle in un’unica sessione. Questo riduce il tempo di transizione tra compiti diversi e aumenta la tua efficienza.
Ad esempio, puoi dedicare un’ora alla settimana alla programmazione dei tuoi post sui social media, piuttosto che farlo ogni giorno.
Come applicarlo: Identifica le attività che puoi raggruppare (come rispondere alle email, creare contenuti, fare telefonate) e assegna loro blocchi di tempo specifici. Questo ti permette di lavorare con maggiore concentrazione e di liberare tempo per altre attività.

5. Pianificazione settimanale 

Dedicare del tempo all’inizio di ogni settimana per pianificare le attività ti permette di affrontare i giorni successivi con maggiore chiarezza e tranquillità. Stabilire le priorità, organizzare i compiti e prevedere eventuali imprevisti ti aiuta a mantenere il controllo del tuo lavoro e a ridurre lo stress. Una pianificazione ben fatta ti consente di progredire verso i tuoi obiettivi senza sacrificare il tuo benessere migliorando la gestione del tempo.

La pianificazione settimanale traduce in pratica le tecniche precedenti.

Come fare? Ti consiglio di dedicare un momento preciso, magari la domenica sera o il lunedì mattina, per sederti in un ambiente tranquillo e riflettere sulle attività della settimana. Inizia rivedendo i tuoi obiettivi a lungo termine, quindi suddividili in compiti più piccoli e gestibili per i giorni a venire. Utilizza uno strumento che ti è congeniale, come un’agenda cartacea o un’app di pianificazione, per creare un calendario visivo delle attività settimanali. 

Includi non solo i compiti lavorativi, ma anche i momenti di pausa e le attività personali, assicurandoti che il carico di lavoro sia bilanciato. 

Resta flessibile: lascia spazio per eventuali imprevisti o modifiche, così da poter adattare il piano senza stress. Infine, concludi ogni giornata con una breve revisione, per valutare i progressi e fare piccoli aggiustamenti al piano della settimana. Questa pratica costante non solo ti aiuterà a rimanere organizzato, ma ti offrirà anche una sensazione di controllo e serenità.

In conclusione 

Sperimenta queste strategie, adattale al tuo stile di lavoro e osserva come la tua produttività possa crescere insieme alla tua serenità. Il successo sostenibile è alla tua portata, basta saperlo organizzare!